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關于會計檔案管理,這7個問題要關注!

 2019-09-20        創匯空間         

關于會計檔案管理,這7個問題要關注!會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
 

關于會計檔案管理,這7個問題要關注!


實務中,由于工作疏忽一旦單位或個人違反《會計檔案管理辦法》,則很可能會受到由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規做出的處理處罰。那么,會計檔案管理,哪些問題需要注意呢?且看下方~


問題1:哪些會計資料應當進行歸檔?

根據規定,下列會計資料應當進行歸檔:

1.會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

2.會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

3.財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

4.其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。


問題2:單位會計管理機構臨時保管會計檔案有何時限要求?

單位的會計機構或會計人員所屬機構(統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。


問題3:單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時應注意哪些問題?

單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。
 

問題4:單位保存的會計檔案能否對外借出?

單位保存的會計檔案一般不得對外借出,確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規定時間內歸還。
 

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問題5:單位委托中介機構代理記賬的,應注意哪些問題?

單位委托中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。
 

問題6:建設單位在項目建設期間形成的會計檔案何時需要移交?

建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算后及時移交,并按照規定辦理交接手續。
 

問題7:經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當履行哪些銷毀程序?

經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

1.單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

2.單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

Tag標簽: 會計財務
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